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Dietas de conductores: el Supremo aclara cuándo no hacen falta tickets

Escrito por Pablo Garcia el . Publicado en Transportistas.

Las dietas de los conductores son una de las partidas que más dudas generan en una empresa de transporte y una de las que más revisan la Seguridad Social y Hacienda. El Tribunal Supremo ha despejado una de esas dudas a favor del sector: si las dietas no superan los límites del IRPF y el desplazamiento cumple los requisitos legales, la empresa no tiene que guardar los tickets de cada comida para que no coticen. Lo que sí tiene que probar es que el viaje se hizo. El alojamiento, en cambio, tiene regla propia: sin justificante hasta 15 euros diarios, y con factura por encima de esa cifra. Te explicamos qué dice la sentencia, qué documentación conviene conservar y por qué no tributan igual las dietas de un conductor asalariado, las de un autónomo y las de un socio de una sociedad limitada. En Clemente Rueda y Asociados trabajamos a diario con empresas de transporte y transportistas autónomos de Valladolid, y esta es una de las cuestiones que más nos plantean.

Qué ha dicho el Tribunal Supremo

La sentencia es la STS 1067/2025, de 21 de julio, de la Sala de lo Contencioso-Administrativo Sección Tercera (recurso de casación 8637/2021; ECLI:ES:TS:2025:3789). La Tesorería General de la Seguridad Social había girado a una empresa de transporte un acta de liquidación de 108.561,24 euros por diferencias de cotización del periodo que va de junio de 2014 a mayo de 2018. Consideraba que las dietas pagadas a los conductores eran en realidad salario, porque la empresa no conservaba los justificantes de cada comida y cada alojamiento. El Tribunal Superior de Justicia de Andalucía le había dado la razón a la Administración.

El Supremo casa esa sentencia y fija doctrina. En sus propias palabras, para excluir las dietas de la base de cotización "la empresa debe justificar la realidad del viaje realizado conforme a su actividad mercantil de transporte, luego su origen y destino, viaje de retorno, vehículo, conductor y, en su caso, días de viaje". Y añade lo que de verdad cambia las cosas: "no resulta precisa la justificación del gasto previo realizado por el trabajador en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, cuando las dietas no superan los límites previstos en el artículo 9.A.3.a) del Real Decreto 439/2007".

Hay un detalle de la doctrina que suele pasarse por alto. El desplazamiento tiene que constituir "la ejecución de un contrato de transporte como objeto social de la misma y por el que cotiza según CNAE". Es decir: no vale cualquier viaje, tiene que corresponder a la actividad por la que la empresa está dada de alta.

El resultado práctico fue contundente: el Supremo anuló las resoluciones administrativas y condenó a la Tesorería a reintegrar lo cobrado, con los intereses legales desde la fecha de pago y los intereses abonados por el aplazamiento. La sentencia tampoco sale de la nada: continúa expresamente la línea de la STS 1716/2020, de 14 de diciembre (rec. 7692/2018).

El razonamiento es sencillo. La Ley General de la Seguridad Social (artículo 147) excluye las dietas de la base de cotización en la cuantía y con el alcance que prevé la normativa del IRPF, y esa normativa no exige tickets para la manutención dentro de los límites. Exigir para cotizar una prueba que Hacienda no pide para tributar no tenía sentido.

Los límites que hay que respetar

Los importes que marcan la frontera están en el artículo 9 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007). Siempre que el desplazamiento sea a un municipio distinto del centro de trabajo habitual y del domicilio del conductor, quedan exentos de tributar:

  • Manutención con pernocta: hasta 53,34 euros diarios en España y 91,35 euros en el extranjero.
  • Manutención sin pernocta: hasta 26,67 euros diarios en España y 48,08 euros en el extranjero.
  • Estancia de conductores de transporte de mercancías por carretera: una regla propia del sector, que se aplica a los días en que el conductor pernocta fuera por el desplazamiento. Los gastos de estancia no tienen que justificarse hasta 15 euros diarios en España y 25 euros en el extranjero. Si la empresa abona más, ya no basta con acreditar el viaje: la estancia solo queda exenta en el importe que se justifique documentalmente, por ejemplo con la factura del hotel.

En manutención, lo que exceda de esos límites tributa en el IRPF del conductor y cotiza a la Seguridad Social como cualquier otra retribución. En estancia la regla es distinta: un alojamiento superior a 15 euros puede seguir exento si está debidamente justificado. Esto es importante cuando el convenio colectivo aplicable fija dietas superiores: la empresa debe pagar lo que dice el convenio, pero la parte de manutención que supere el límite reglamentario no está exenta.

Hay además un límite temporal que conviene tener presente. El propio artículo 9.A.3 excluye la exención "cuando se trate de desplazamiento y permanencia por un período continuado superior a nueve meses" en un mismo destino, y aclara que no se descuenta el tiempo de vacaciones o enfermedad que no altere el destino. No es el caso de un conductor de ruta, pero sí puede aparecer en desplazamientos largos a un destino fijo.

Además, no toda cantidad que se llame «dieta» está exenta por el hecho de pagarse durante una ruta. El desplazamiento tiene que ser a un municipio distinto del centro de trabajo habitual y del de residencia del conductor, y la cantidad tiene que responder a ese desplazamiento concreto.

Dos ejemplos prácticos

Ruta de ida y vuelta en el día. Un conductor de una empresa de Valladolid, que vive en Valladolid y tiene allí su centro de trabajo habitual, hace una ruta Valladolid–Madrid–Valladolid sin dormir fuera. Como se desplaza a un municipio distinto de su centro de trabajo y de su residencia, se cumple el requisito del desplazamiento. La empresa le abona 26 euros de dieta. Como no supera los 26,67 euros diarios de manutención sin pernocta, la cantidad no tributa ni cotiza. La empresa no necesita el ticket de la comida, pero sí la prueba de que la ruta se hizo: albarán, volcado del tacógrafo o registro GPS. Si la dieta hubiera sido de 35 euros, los 8,33 euros de diferencia irían a nómina como retribución sujeta a retención y cotización.

Ruta con noche fuera. El mismo conductor duerme una noche en Zaragoza en una ruta de reparto. Ese día la empresa puede abonarle hasta 53,34 euros de manutención y hasta 15 euros de estancia sin que haga falta justificante del alojamiento. Si se aloja en un hotel de 60 euros y la empresa le abona ese importe, los 60 euros pueden quedar exentos, pero solo si se justifican con la factura del hotel: en ese caso ya no basta con probar el viaje.

Qué documentación conviene guardar

La sentencia no elimina la obligación de probar: la traslada del gasto al viaje. El propio Reglamento del IRPF exige que el pagador acredite el día, el lugar y el motivo del desplazamiento. En la práctica, la empresa debería poder reconstruir cada ruta con:

  • Volcados del tacógrafo del vehículo y de la tarjeta del conductor.
  • Albaranes, cartas de porte o CMR de cada servicio.
  • Registros de GPS o del sistema de gestión de flota, si los tiene.
  • Nóminas en las que las dietas aparezcan como concepto separado del salario, con los días a los que corresponden.

Lo más prudente es conservar esta documentación durante los plazos de prescripción, porque la Inspección puede revisar varios ejercicios hacia atrás. Es justo lo que ocurrió en el caso que resolvió el Supremo, que se remontaba a 2014.

Y en el IRPF del conductor, ¿quién tiene que probarlo?

También aquí la jurisprudencia favorece al trabajador. El Tribunal Supremo ha establecido (entre otras, en la STS 96/2020, de 29 de enero, y la ha reiterado en la STS 110/2025, de 4 de febrero) que, en principio, no es el empleado quien debe probar la realidad de los desplazamientos para que sus dietas estén exentas. Si Hacienda tiene dudas, debe dirigirse a la empresa pagadora, que es la obligada a acreditarlos. Esto no significa que el trabajador quede liberado de cualquier obligación documental en todos los casos, pero sí sitúa el peso de la prueba en quien paga. Para el conductor es una buena noticia; para la empresa, una razón más para tener la documentación en orden.

No es lo mismo un conductor asalariado, un autónomo o un socio de una SL

Todo lo anterior se aplica a los conductores con contrato laboral. Cuando quien conduce es el propio transportista, el tratamiento cambia, y es uno de los puntos en los que más errores vemos.

Transportista autónomo en estimación directa

Desde el 1 de enero de 2018 (Ley 6/2017, de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo), el autónomo puede deducirse sus propios gastos de manutención si cumple cuatro requisitos: que sean gastos del propio titular, que se produzcan en el desarrollo de la actividad, que sean en establecimientos de restauración y hostelería y que se paguen por un medio electrónico (tarjeta, móvil o transferencia). El límite es el mismo que para los asalariados: 26,67 o 53,34 euros diarios en España, según haya o no pernocta, y 48,08 o 91,35 euros en el extranjero.

La diferencia con el asalariado es importante. El autónomo sí necesita un justificante fiscal válido del gasto y la acreditación del pago electrónico, y el gasto debe estar relacionado con la actividad y registrado en sus libros. Una comida de 18 euros en un restaurante de carretera, durante una ruta, con su factura y pagada con tarjeta se puede deducir; la misma comida pagada en efectivo, no. Además, la regla de los 15 euros de estancia sin justificar es solo para conductores asalariados: el alojamiento del autónomo se deduce como cualquier otro gasto de la actividad, con su factura.

Transportista autónomo en módulos

En estimación objetiva el rendimiento no se calcula con los gastos reales, sino aplicando los módulos que la orden anual fija para cada epígrafe. En el epígrafe 722, transporte de mercancías por carretera, la Orden HAC/1425/2025 establece únicamente tres:

  • Personal asalariado: 2.728,59 euros por persona.
  • Personal no asalariado: 10.090,99 euros por persona.
  • Carga de vehículos: 126,21 euros por tonelada.

Conviene señalarlo porque se repite a menudo lo contrario: en el transporte de mercancías no existe un módulo de potencia fiscal. Ese módulo aparece en otras actividades, como las autoescuelas, pero no en el epígrafe 722. En los autotaxis (epígrafe 721.2) el módulo es la distancia recorrida.

En estimación objetiva, por tanto, los gastos de manutención y alojamiento no se deducen individualmente: el rendimiento se determina aplicando los módulos del epígrafe conforme a las reglas del régimen, no restando gastos reales. Conviene no confundirlo: no hay importes de dieta incorporados a los módulos. Y hay un límite propio del régimen que conviene tener presente: queda excluido de módulos quien disponga de más de cuatro vehículos cualquier día del año. Cuando un transportista valora si le compensa seguir en módulos o pasar a estimación directa, las dietas y los gastos reales de ruta son una de las partidas que hay que cuantificar antes de decidir.

Socio que conduce en su propia sociedad limitada

Es el caso más delicado. El Tribunal Económico-Administrativo Central, en su resolución de 30 de enero de 2025 (RG 1475/2024), ha aclarado que un administrador no puede aplicar la exención a las dietas que cobra por sus funciones de administración, pero sí a las que deriven de una relación laboral con la sociedad. Hay que analizar el origen de cada dieta. Que el administrador conduzca los vehículos de su sociedad no le da derecho automáticamente a la exención, ni basta con acreditar que los viajes se hacen para la empresa: tiene que existir una relación laboral que reúna los requisitos legales y de la que procedan esas dietas. Si no, Hacienda puede considerarlas retribución y la exención se pierde.

Este es uno de los puntos que revisamos cuando un transportista nos plantea si le compensa constituir una sociedad: la forma de cobrar las dietas no es la misma y un error puede acabar en una regularización de varios ejercicios.

Lo que recomendamos a las empresas de transporte

  • Revisar que las nóminas separen la dieta del salario y la vinculen a días concretos de desplazamiento.
  • Comprobar si el convenio aplicable fija dietas por encima de los límites del IRPF y tratar el exceso de manutención como retribución.
  • Conservar de forma ordenada tacógrafos, albaranes y registros de ruta, porque son la prueba que pide el Supremo.
  • En el caso de autónomos y socios, revisar si el régimen fiscal (módulos, directa o sociedad) y la forma de cobro de las dietas encajan con su actividad real.

Preguntas frecuentes

¿Tiene que guardar la empresa los tickets de comida de sus conductores?

No, si las dietas de manutención no superan los límites del artículo 9 del Reglamento del IRPF y el desplazamiento cumple los requisitos legales. Según la STS 1067/2025, de 21 de julio, en ese caso basta con acreditar la realidad del viaje (origen, destino, retorno, vehículo, conductor y días) para que no coticen a la Seguridad Social.

¿Cuánto puede cobrar un conductor de dietas sin tributar?

En España, hasta 26,67 euros diarios de manutención sin pernocta o 53,34 euros con pernocta. Además, los conductores de transporte de mercancías por carretera que pernoctan fuera pueden percibir hasta 15 euros diarios de estancia sin justificar (25 euros en el extranjero). El exceso de manutención tributa y cotiza; un alojamiento de mayor importe puede quedar exento si se justifica con su factura.

¿Qué documentos sirven para probar el desplazamiento?

Los volcados del tacógrafo, los albaranes o cartas de porte, los registros de GPS o de gestión de flota y unas nóminas que identifiquen los días de desplazamiento. El pagador debe poder acreditar el día, el lugar y el motivo de cada viaje.

¿Un transportista autónomo puede deducirse sus comidas?

Sí, si tributa en estimación directa, la comida es en un establecimiento de restauración u hostelería, está vinculada a la actividad, se paga con tarjeta u otro medio electrónico y dispone de justificante fiscal válido, con los mismos límites diarios que las dietas de los asalariados. En módulos no se deducen gastos reales: el rendimiento sale de los módulos del epígrafe 722 (personal asalariado, personal no asalariado y carga de vehículos).

¿Las dietas de un socio administrador están exentas?

Solo las que deriven de una relación laboral real con la sociedad, no las vinculadas a sus funciones de administrador, según el criterio del TEAC de 30 de enero de 2025. Conducir los vehículos de la empresa no da derecho, por sí solo, a la exención. Conviene revisar cada caso, porque es una de las partidas que más regularizaciones genera.

¿Tienes dudas sobre las dietas de tu empresa?

En Clemente Rueda y Asociados llevamos más de 40 años asesorando a empresas y autónomos de Valladolid, y conocemos las particularidades fiscales, contables y laborales del sector del transporte. Podemos revisar cómo está pagando las dietas tu empresa, si tu convenio te obliga a abonar cantidades que superan los límites exentos o si, como autónomo, te compensa seguir en módulos.

Llámanos al 983 39 74 88 o escríbenos desde nuestro formulario de contacto. La primera consulta es sin compromiso.

Fuentes

Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento profesional sobre un caso concreto.

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