Vender vino a distribuidores de otros países de la UE: cuándo la entrega está exenta de IVA

Una bodega de Castilla y León que vende un palé de vino a un distribuidor de Francia, Bélgica o Países Bajos emite su factura sin IVA. Hasta ahí, todo el mundo lo sabe. Lo que muchas bodegas no saben es que desde 2020 esa exención dejó de depender solo de que el vino salga de España: ahora depende también de dos trámites administrativos que, si fallan, hacen que Hacienda reclame el IVA que nunca se repercutió. Y el que lo paga es el vendedor, no el cliente. Te explicamos qué tiene que cumplirse, cómo se prueba y dónde están los errores que acaban en una liquidación.

Los dos requisitos de la exención

La norma es el artículo 25.Uno de la Ley del IVA. Dice, literalmente, que están exentas las entregas de bienes expedidos o transportados a otro Estado miembro «siempre que el adquirente sea un empresario o profesional o una persona jurídica que no actúe como tal, que disponga de un número de identificación a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido asignado por un Estado miembro distinto del Reino de España, que haya comunicado dicho número de identificación fiscal al vendedor».

Y añade, en párrafo aparte, la condición que cambió las reglas del juego:

«La aplicación de esta exención quedará condicionada a que el vendedor haya incluido dichas operaciones en la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias prevista en el artículo 164, apartado uno, número 5.º, de esta Ley, en las condiciones que se establezcan reglamentariamente.»

Resumido: para facturar sin IVA a un distribuidor europeo hacen falta tres cosas a la vez, no una.

Lo que cambió en 2020 y sigue sin interiorizarse

Antes de marzo de 2020, el NIF-IVA y el modelo 349 eran requisitos formales: si fallaban, había una sanción por el incumplimiento, pero la exención se mantenía si el transporte era real. Desde entonces no.

La reforma llegó con el Real Decreto-ley 3/2020, que traspuso las llamadas quick fixes europeas con efectos del 1 de marzo de 2020. Su preámbulo lo dice sin rodeos:

«A tal efecto, para la aplicación de la exención, junto con la condición de que los bienes se transporten a otro Estado miembro, como condición material y no formal, será necesario que el adquirente disponga de un número de identificación a efectos del IVA atribuido por un Estado miembro distinto del Reino de España que haya comunicado al empresario o profesional que realice la entrega intracomunitaria y que este último haya incluido dichas operaciones en la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias, efectuada a través del modelo 349.»

La propia Agencia Tributaria lo traduce a consecuencias: «La exención de la entrega intracomunitaria sólo se aplicará si el cliente ha comunicado al proveedor un número de operador intracomunitario (VAT number) válido de un Estado miembro distinto de España y el proveedor informa la operación en el modelo 349. En caso contrario, la entrega intracomunitaria está sujeta y no exenta en el territorio de aplicación del IVA español.»

Traducido a euros: si vendes 30.000 euros de vino a un distribuidor cuyo NIF-IVA resulta no estar vigente, o si ese envío se te queda fuera del 349, la exención queda en riesgo y la operación puede acabar regularizada con IVA español. Al tipo general son 6.300 euros que tendrías que ingresar tú y que difícilmente vas a repercutir a un cliente extranjero meses después. Cada caso hay que analizarlo por separado, porque la normativa europea contempla que determinados incumplimientos de la declaración recapitulativa puedan justificarse ante la Administración. Pero el riesgo es ese, y el importe también.

Un matiz que conviene conocer

Aquí hay una diferencia entre la norma europea y la española que merece la pena señalar. La Directiva del IVA, en su artículo 138.1 bis, permite una salida cuando el fallo está en el modelo 349: la exención no se aplica si el estado recapitulativo falta o es incorrecto, «a menos que el proveedor pueda justificar debidamente sus carencias a satisfacción de las autoridades competentes».

Esa cláusula de escape no está transcrita en el artículo 25 de nuestra Ley del IVA, que se limita a condicionar la exención a la inclusión en la declaración recapitulativa. No es un detalle académico: si alguna vez tienes que defender una operación con un 349 presentado fuera de plazo o con un error, el argumento está en la Directiva, no en la ley española. Es el tipo de cosa que conviene tener identificada antes de recibir el requerimiento, no después.

Cómo se prueba que el vino salió de España

El artículo 13.2 del Reglamento del IVA es más abierto de lo que suele creerse: la expedición «se justificará por cualquier medio de prueba admitido en derecho y, en particular, mediante los elementos de prueba establecidos en cada caso, por el artículo 45 bis del Reglamento de Ejecución (UE) n.º 282/2011».

Es decir: la lista europea no es la única vía, pero sí la más segura, porque genera una presunción a tu favor. Funciona así.

Si el transporte lo organizas tú

Necesitas dos elementos del grupo A, o bien uno del grupo A más uno del grupo B:

Si el transporte lo organiza tu cliente

Aquí hay un documento más, y es el que más se olvida. Además de la combinación anterior, necesitas una declaración escrita del adquirente certificando que los bienes han sido transportados por él, con el Estado miembro de destino, y que debe incluir: fecha de emisión, nombre y dirección del comprador, cantidad y naturaleza de los bienes, fecha y lugar de entrega, identificación del medio de transporte cuando proceda y quién recibe la mercancía en su nombre.

Y tiene plazo: «El adquiriente presentará al vendedor la declaración escrita […] a más tardar el décimo día del mes siguiente a la entrega». Conviene entender bien qué significa ese plazo: es el que fija el Reglamento para poder acogerse a la presunción. Que la declaración llegue más tarde no convierte automáticamente la entrega en gravada, pero te deja sin la presunción a favor y obliga a acreditar el transporte por otros medios. Es un terreno bastante más incómodo, así que lo sensato es pedirla a tiempo.

Dos condiciones que invalidan todo lo anterior

Los documentos tienen que ser no contradictorios entre sí y estar expedidos por «dos partes distintas que sean independientes entre sí, del vendedor y del adquiriente». Un CMR y una factura emitidos los dos por la misma empresa de transporte no suman dos pruebas: suman una. Las discrepancias entre documentos hay que mirarlas una a una: no toda diferencia de fecha entre un albarán y un CMR constituye una contradicción sobre el transporte realizado.

Conviene además no vender esto como un blindaje, porque no lo es. El propio Reglamento lo aclara: «Las autoridades tributarias podrán refutar una presunción realizada en virtud del apartado 1». Lo que consigues con la documentación completa es que la carga de la prueba se invierta y sea la Administración la que tenga que demostrar que el envío no se produjo. Que no es poco.

Y conviene no confundir dos planos: perder la presunción no es perder la exención. Si no reúnes la combinación documental del artículo 45 bis, todavía puedes acreditar que el vino salió de España por cualquier otro medio de prueba admitido en derecho, como permite expresamente el artículo 13.2 del Reglamento del IVA. Lo que pierdes es la comodidad de que se presuma a tu favor.

El modelo 349, que ya no es un trámite menor

Desde que es requisito material de la exención, presentarlo bien dejó de ser un papeleo. Sus plazos, según la Agencia Tributaria:

• Mensual, como regla general: los veinte primeros días naturales del mes siguiente. Julio puede presentarse durante agosto y los veinte primeros días de septiembre, y diciembre tiene de plazo los treinta primeros días de enero.
• Trimestral, si ni en el trimestre de referencia ni en los cuatro trimestres anteriores el total de entregas y prestaciones intracomunitarias superó los 50.000 euros sin IVA: los veinte primeros días del mes siguiente al trimestre.

Ojo al salto, porque es automático y pilla a bodegas que crecen: si a final de cualquier mes del trimestre superas esos 50.000 euros, pasas a mensual de inmediato y debes presentar el modelo por los meses ya transcurridos del trimestre dentro de los veinte días siguientes. Una campaña fuerte de otoño puede cambiarte la periodicidad sin que nadie te avise.

Antes de la primera venta: el alta en el ROI

Para tener NIF-IVA y aparecer en el censo VIES hay que solicitar la inclusión en el Registro de Operadores Intracomunitarios mediante el modelo 036, marcando la casilla 582 y consignando en la 584 la fecha prevista de la primera operación. La Agencia Tributaria advierte de algo importante: si no resuelve en un plazo de tres meses, la solicitud puede entenderse denegada.

No es un trámite para hacer la semana antes de cargar el camión.

Comprobar el NIF-IVA del cliente: nuestra recomendación

La AEAT permite consultar en el VIES la validez del NIF-IVA de un cliente europeo y, lo que de verdad importa, señala que la contestación sirve «para probar a la administración fiscal de un Estado miembro que ha verificado un Número de IVA a una determinada fecha y que ha obtenido una determinada respuesta».

La normativa no fija cada cuánto hay que comprobarlo. Nuestro criterio, por la experiencia con inspecciones, es consultar y guardar el justificante de la consulta en el momento de cada entrega, no una vez al dar de alta al cliente. Un distribuidor puede causar baja en el registro de su país sin comunicártelo, y la factura que emitas ese día ya no cumple el requisito. Ese PDF archivado junto al CMR es lo que separa una comprobación tranquila de una liquidación.

Los cinco errores que más caros salen

• Dar por válido un NIF-IVA que lo fue. Se comprobó al abrir la ficha del cliente hace tres años y no se ha vuelto a mirar.
• Dejar un envío fuera del 349 o declararlo con el NIF equivocado. Desde 2020 eso ya no es una sanción por error formal: puede costar la exención.
• Guardar un solo documento del transporte. Con el CMR solo no se activa la presunción del artículo 45 bis.
• No pedir la declaración escrita cuando recoge el cliente. El Reglamento fija el día 10 del mes siguiente para poder acogerse a la presunción; recibirla más tarde complica la defensa, aunque no cierra la puerta a probar el transporte por otros medios.
• No darse cuenta del salto a mensual al superar los 50.000 euros, y seguir presentando trimestralmente.

Una advertencia que no es de IVA

Todo lo anterior es IVA. La circulación del vino entre países de la UE está sujeta además a la normativa de Impuestos Especiales, con sus propios documentos de circulación y sus propias figuras autorizadas, y eso es un terreno distinto que llevan asesores especializados en la materia. Conviene no mezclar ambos planos: cumplir impecablemente con el IVA no resuelve la parte de circulación, ni al revés.

Preguntas frecuentes

¿Puedo facturar sin IVA a un distribuidor europeo que no está en el VIES?

No. El artículo 25.Uno de la Ley del IVA exige que el adquirente disponga de un NIF-IVA de otro Estado miembro y te lo haya comunicado, y la Agencia Tributaria precisa que si falta ese requisito la entrega está sujeta y no exenta en España. En esa situación habría que repercutir IVA español.

¿Qué pasa si se me olvida incluir una venta en el modelo 349?

Desde el 1 de marzo de 2020 la presentación correcta del 349 es condición material de la exención, no un requisito formal, así que la exención puede denegarse. La Directiva europea permite justificar las carencias ante la Administración, pero esa cláusula no está recogida en la ley española. Lo prudente es regularizarlo cuanto antes y documentar el motivo del error.

¿Me vale el CMR como única prueba de que el vino salió de España?

Para activar la presunción del artículo 45 bis del Reglamento 282/2011 hacen falta dos elementos de prueba no contradictorios, emitidos por dos partes independientes entre sí, del vendedor y del comprador. El CMR solo no basta: hay que acompañarlo de otro documento del transporte o de una póliza de seguro, un justificante bancario del porte o un recibo del depositario en destino.

Si el transporte lo organiza mi cliente, ¿qué tengo que pedirle?

Una declaración escrita en la que certifique que ha transportado los bienes y que indique el Estado miembro de destino, con la fecha de emisión, su nombre y dirección, la cantidad y naturaleza de los bienes, la fecha y el lugar de entrega y quién recibe la mercancía en su nombre. Debe llegarte como máximo el día 10 del mes siguiente a la entrega, y se suma a los otros dos elementos de prueba.

¿Cada cuánto presento el modelo 349?

Mensualmente como regla general. Puedes presentarlo trimestralmente si ni en ese trimestre ni en los cuatro anteriores superaste los 50.000 euros, sin IVA, en entregas y prestaciones intracomunitarias. Si superas esa cifra a final de cualquier mes del trimestre, pasas a mensual y tienes veinte días para declarar los meses ya transcurridos.

Si vendes fuera, conviene tenerlo ordenado antes de que pregunten

En Clemente Rueda y Asociados llevamos más de 40 años asesorando a empresas de Valladolid y Castilla y León, y conocemos las particularidades fiscales del sector del vino. Nos ocupamos del alta en el ROI, de la presentación del modelo 349 y del resto de tus impuestos, de la contabilidad de tus operaciones intracomunitarias y de montar el circuito de documentación que te deja tranquilo ante una comprobación.

Si tu asesoría actual no te ha hablado nunca de los requisitos materiales de 2020 ni de la declaración escrita del adquirente, merece la pena revisarlo. El cambio de asesoría no tiene coste: nos encargamos de todo el traspaso.

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Fuentes

• Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido — artículo 25, texto consolidado.
• Real Decreto-ley 3/2020, de 4 de febrero, que traspone las quick fixes de la Directiva (UE) 2018/1910, con efectos desde el 1 de marzo de 2020.
• Real Decreto 1624/1992, Reglamento del IVA — artículos 13 y 81.
• Reglamento de Ejecución (UE) n.º 282/2011 — artículo 45 bis, presunciones sobre la prueba del transporte, aplicable desde el 1 de enero de 2020.
• Directiva 2006/112/CE del IVA — artículo 138.1 bis.
• Agencia Tributaria — Identificación para realizar operaciones con otros empresarios de la UE (ROI, NIF-IVA y VIES).
• Agencia Tributaria — Principales medidas tributarias en materia de IVA en 2020.

Este artículo tiene carácter informativo, refleja la normativa vigente en la fecha de su publicación y no sustituye al asesoramiento profesional sobre un caso concreto.