Desarrolladas las especificaciones técnicas que han de reunir los sistemas de facturación de reglamento Veri*Factu

El pasado día 28 de octubre de 2024 se ha publicado en el Boletín Oficial del Estado la Orden que desarrolla técnicamente el Reglamento "Verifactu", se trata de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre; y en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, en vigor desde el 29 de octubre de 2024. Esta obligación está en vigor desde el 11 de octubre de 2021, pero su aplicación efectiva, de tal forma que los programas de facturación cumplan con los requisitos del nuevo reglamento, se pospuso de forma diferente para los productores y comercializadores de los programas y para el resto de empresarios y profesionales que los usamos:
• Los productores y comercializadores de los sistemas y programas informáticos de facturación deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento Veri*factu en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial que lo detalla técnicamente, es decir, el 29 de julio de 2025. No obstante, los sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo tienen de margen hasta el 1 de julio de 2025.
• El resto de obligados tributarios debemos tener operativos los sistemas informáticos de facturación adaptados al Reglamento Veri*factu antes del 1 de julio de 2025.
Así, el 1 de julio de 2025 los programas de facturación que utilicemos deben estar adaptados al Reglamento Verifactu, con su correspondiente declaración responsable por escrito que certifique que cumple los requisitos y estándares aprobados, firmada por el productor del sistema informático (sea propio o de un tercero) bajo las infracciones y sanciones pertinentes. Mientras que los productores y comercializadores tienen de margen hasta el 29 de julio de 2025 para ofrecerlos adaptados, una vez que la Orden entra en vigor el 29 de octubre de 2024, cuando la lógica dice que el plazo dado a los usuarios de los programas debería ser mayor que el fijado para quienes deben adaptarlos y no al revés. El Reglamento Verifactu también articula la posibilidad de remitir a la Agencia Estatal de Administración Tributaria CIRCULAR todos los registros de facturación generados (lo que se haría constar en factura con la mención “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”), así como su remisión por parte de los receptores de las facturas. No obstante, no se trata de una obligación si no de un proceder voluntario (salvo en el caso de que se utilice el servicio que facilitará gratuitamente la AEAT para cumplir con las especificaciones de los programas de facturación que conllevará su remisión obligatoria).

¿Y cuándo entra en vigor la obligación de emitir facturas electrónicas?
La entrada en vigor de la obligación de emitir facturas electrónicas depende del volumen de operaciones de los empresarios y profesionales, de tal forma que:
• Para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros: al año de aprobarse el desarrollo reglamentario.
• Para el resto de empresarios y profesionales (con una facturación anual igual o inferior a ocho millones de euros): a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario.
Y este desarrollo reglamentario aún no ha sido publicado. Actualmente el Proyecto de Reglamento de factura electrónica B2B se encuentra en tramitación por el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa con la participación de la Agencia Tributaria, por lo que si se publicase antes de finalizar el año no sería de aplicación hasta el 2026 para las empresas con más de 8 millones de facturación y hasta el 2027 para el resto, pero no son
más que conjeturas.
La obligación es para todos los empresarios y profesionales, de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales (B2B) mientras que las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica (con independencia del tamaño de la plantilla o volumen anual de operaciones) también deberán expedir y remitir facturas electrónicas a particulares que
acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente (no obstante, las agencias de viaje, servicios de transporte y actividades de comercio al por menor sólo estarán obligadas a emitir facturas electrónicas a particulares cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos).

 Cuadro resumen de fechas clave:

Recuerde que: Se espera que el plazo dado a los usuarios se retrase hasta el 1 de enero de 2026 para los
contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y al 1 de julio de 2026 para el resto, de acuerdo con la
propuesta de modificación del Reglamento Verifactu que ha sido publicada en el trámite de consulta pública previa,
si bien al no ser un texto definitivo puede sufrir modificaciones hasta su publicación oficial.

Recordar los siguientes puntos clave sobre Verifactu

1. ¿Qué es Verifactu y cómo funciona?
Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el objetivo de luchar contra el fraude fiscal e impulsar la digitalización y controlar el proceso de emisión de facturas en tiempo real. Es un sistema de facturación electrónica que la Agencia Tributaria pone a disposición de los empresarios y profesionales.
Así, la AEAT pretende tener un mayor control sobre las operaciones comerciales, eliminando la posibilidad de que se emitan facturas falsas o duplicadas, reduciendo así el fraude fiscal. En la práctica, Verifactu obliga a empresas y autónomos a generar y registrar sus facturas en un formato electrónico específico y enviarlas de forma automática a la AEAT en el momento en que se emiten. Con ello, cada factura emitida recibirá un código único, lo que garantiza que todas las transacciones estén perfectamente identificadas y controladas por Hacienda. Además, el sistema funciona como una especie de “almacén centralizado de facturas”, permitiendo a la AEAT tener acceso directo a la información de todas las facturas emitidas y recibidas por una empresa o negocio. Así, cualquier anomalía o error puede detectarse rápidamente y rectificarse con eficacia.

2. ¿Quiénes deben usar Verifactu?
El nuevo Reglamento de programas de facturación es de aplicación en todo el territorio español a los siguientes obligados tributarios cuando tengan su domicilio fiscal en territorio común:
• Sociedades. Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, salvo las entidades exentas (artículo 9.1 de la LIS).
• Autónomos. Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
• No Residentes. Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
• Sociedades Civiles. Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros. No obstante, no se aplicará a los contribuyentes que lleven los libros registros de facturación a través de la sede electrónica de la AEAT, en lo que se conoce como Suministro Inmediato de Información (SII). Tampoco será de aplicación a las siguientes operaciones:
• A las operaciones por las cuales la obligación de expedir factura se entienda cumplida mediante la expedición de recibo por los destinatarios de los sujetos acogidos al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA.
• A las que sea de aplicación el régimen especial del recargo de equivalencia del IVA, el régimen simplificado (salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos) y aquéllas otras en las que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la
AEAT.
• A determinadas entregas de energía eléctrica y las facturadas por la Comisión Nacional de Energía en nombre y por cuenta de los distribuidores y de los productores de energía eléctrica en régimen especial o de sus representantes.
• A las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero.

3. ¿VeriFactu es obligatorio?
No, esta medida es opcional para todos los empresarios y profesionales. Es decir, el contribuyente puede no utilizar el sistema VeriFactu, que pone a su disposición la Agencia Tributaria o puede enviar la factura electrónica mediante otro software. Pero, en caso de utilizar otro software de facturación electrónica, éste tendrá que cumplir con los nuevos requisitos establecidos en el reglamento. Es decir, para cumplir con el Reglamento VeriFactu hay dos opciones disponibles:
1. Utilizar un sistema VeriFactu, o un sistema de emisión de facturas verificables, que envíe automáticamente los registros de facturación a la AEAT.
2. Optar por un Sistema Informático de Facturación (SIF), que garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

4. ¿Cómo implementar Verifactu en tu empresa?
Para implementar Verifactu en tu negocio tendrás que seguir estos pasos:
1. Adquirir un software de facturación compatible: para poder emitir facturas a través de Verifactu, necesitarás un programa de facturación que cumpla con los requisitos establecidos por la AEAT. Muchas plataformas de facturación electrónica ya están adaptando sus sistemas para cumplir con este nuevo marco.
2. Capacitación y adaptación interna: tanto si eres autónomo como si tienes una pyme, será necesario que te formes en el uso del nuevo sistema de facturación para asegurarte de realizar correctamente todos los procesos de emisión de facturas.
3. Conexión con la AEAT: tu software de facturación debe estar conectado con la plataforma de Verifactu para enviar las facturas de forma automática. Así, no tendrás que preocuparte de hacerlo manualmente. Requisitos técnicos y legales que deben cumplir las empresas a la hora de emitir una factura electrónica y utilizar esta plataforma.
• Elementos de seguridad informática, como hashes encadenados y firma electrónica para asegurar que el registro no pueda ser alterado una vez creado, permitiendo rastrear cualquier modificación.
• Permitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
• Almacenar y procesar la información de facturación, ya sea en el propio sistema informático de facturación, mediante un soporte físico externo, o a través del envío telemático a otro sistema informático, independientemente de si es o no de facturación.
• Generar un registro de alta de la factura simultáneamente o justo antes de su emisión.
• Firmar los registros de facturación con un certificado electrónico.
• Incluir un código QR en la factura para facilitar su captura y digitalización, permitiendo al receptor proporcionar voluntariamente información a la AEAT.
• Permitir el envío continuo y automático de todos los registros de facturación a la AEAT.
• Facilitar el acceso inmediato y/o la extracción de datos por parte de la AEAT.
Se contemplan sanciones de hasta 150.000 euros para los proveedores de software que no cumplan con los requisitos y de hasta 50.000 € para los usuarios que utilicen sistemas no homologados.

5. ¿Qué datos se envían a la AEAT con este sistema?
Verifactu permite que la AEAT reciba una serie de datos de cada factura que emitas. Entre los más importantes se encuentran:
• Fecha de emisión de la factura.
• Número de factura.
• Identificación del emisor y del receptor (NIF o CIF).
• Descripción de los bienes o servicios facturados.
• Base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA.
• CIF.
Estos datos serán usados por la AEAT para hacer un control riguroso de las operaciones comerciales, evitando fraudes fiscales y facilitando la supervisión en tiempo real de las transacciones económicas.

6. Ventajas del sistema Verifactu
Aunque la puesta en funcionamiento de Verifactu puede parecer otra pesada carga administrativa para autónomos y empresas, queremos terminar contándote algunas de sus principales ventajas:
• Reducción del fraude fiscal: al enviar las facturas en tiempo real a la AEAT, se reduce considerablemente la posibilidad de emitir facturas falsas o duplicadas, lo que ayudará a combatir el fraude fiscal.
Mayor control sobre la facturación: tanto Hacienda como las empresas tendrán un mayor control sobre el proceso de emisión y recepción de facturas, lo que facilita la auditoría y control interno.
Mejora en la gestión empresarial: con esta digitalización del proceso de facturación, tanto autónomos como empresas podrán llevar un control más exhaustivo de sus ingresos y gastos, favoreciendo una mejor gestión financiera.
• Ahorro de tiempo: al automatizar la facturación y la comunicación con la AEAT, podrás reducir el tiempo destinado a gestiones administrativas y centrarte en tu negocio.
• Evita sanciones: la conexión directa con Hacienda permitirá que los errores en las facturas pueden detectarse y corregirse con mayor facilidad, evitando sanciones y problemas legales.
Ya ves que Verifactu es un sistema que, aunque pueda parecer algo engorroso en un principio, va a suponer un importante avance en la transparencia y eficiencia de la facturación en España.

7. ¿Qué otras novedades incluye?
Se modifica el Reglamento de Facturación para incluir en el contenido obligatorio de las facturas completas y simplificadas un código "QR" con la representación gráfica del contenido de las facturas emitidas mediante sistemas informáticos de facturación.
La Administración tributaria podrá verificar el cumplimiento de los requisitos de los programas informáticos de facturación a través de:
• Personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático, y exigir el acceso completo e inmediato a donde residan los registros de facturación y de eventos, o sus copias seguras, así como su descarga, volcado o copiado y consulta, siempre en formato legible, obteniendo, en su caso, el código de usuario, contraseña y cualquier otra clave de seguridad que fuera necesaria.
• Requerir y obtener copia de los registros de facturación, que deberá ser suministrada en formato electrónico mediante soporte físico o mediante envío automático y seguro por medios electrónicos a su sede electrónica.
• Requerir de los productores o comercializadores de sistemas informáticos la información necesaria.

Por último, se articula la posibilidad de remitir de forma voluntaria a la Agencia Estatal de Administración Tributaria todos los registros de facturación generados, en cuyo caso las facturas deberán incluir la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”, asi como su remisión por parte de los receptores de las facturas.
En conclusión, con el sistema Verifactu, se permite a los programas de facturación conectarse en tiempo real con la Agencia Tributaria (AEAT), facilitando un seguimiento constante de las actividades económicas. Y además, los sistemas de facturación deben conectarse a Internet y contar con certificados electrónicos para garantizar la transmisión segura de los datos a la AEAT, permitiendo tanto al contribuyente como a un representante autorizado enviar la información.
Para adaptar a las sociedades a todas estas novedades, sigue en Vigor las subvenciones del programa KIT DIGITAL, que os recodarmos:

Programa Kit Digital
Es una subvención para autónomos y empresas (con un máximo de 250 trabajadores), que se puede solicitar esta ayuda para implementar una serie de soluciones digitales concretas o incluso software o hardware (programa de facturación propio para adaptarse a Verifactu, sitio web, presencia en internet, ordenador portátil o de sobremesa, comercio electrónico, ciberseguridad...).
La cuantía total de esta subvención (denominada bono digital ) depende del tamaño de su empresa y del número de trabajadores y oscila entre los 3.000 y los 29.000 euros, como resumen hay 4 tipos
Convocatorias abiertas:
• 1ª Convocatoria: Para empresas de 10 a menos de 50 empleados. Plazo de solicitud hasta 31/12/2024.
• 2ª Convocatoria: Para empresas de 3 a menos de 10 empleados. Plazo de solicitud hasta 31/12/2024.
• 3ª Convocatoria: Para empresas de 0 a menos de 3 empleados. Plazo de solicitud hasta 31/10/2025.
• 4ª Convocatoria: Para comunidades de bienes, sociedades civiles y explotaciones agrarias de 0 a menos de 50 empleados. Plazo de solicitud hasta 31/12/2024.
Agente digitalizador. A estos efectos, deberá contratar dichas soluciones digitales con los proveedores incluidos en el programa Kit Digital (los denominados “agentes digitalizadores”), y la Administración abonará directamente a su agente los honorarios correspondientes (excepto el IVA, que deberá pagar su empresa, si bien podrá deducírselo en su declaración periódica).

Tributación
Imputación. A estos efectos, recuerde que las subvenciones se imputan según su finalidad:
• Subvención corriente . Si van destinadas a cubrir gastos del ejercicio, se imputan en su totalidad como un mayor ingreso en el ejercicio en el que se notifique su concesión.
• Subvención de capital . Sin embargo, cuando están vinculadas a la adquisición de un nuevo elemento patrimonial afecto a la actividad, como un programa informático, deben imputarse en la misma proporción en la que se amortice el bien adquirido .
• Estas subvenciones son un mayor ingreso que tributa en el Impuesto sobre Sociedades (IS) y en el IRPF.
Recordar que desde Clemente Rueda y Asociados podemos solicitar vuestro Kit Digital, podéis solicitar presupuesto o información, sin compromiso.

INFORME ELABORADO POR EL EQUIPO DE PROFESIONALES DE CLEMENTE RUEDA Y ASOCIADOS, S.L